客先の工程監査を受ける前に。準備と当日の受け答えの整え方チェックリスト

通知が来たらすぐ（この3つだけ）

• 監査の目的・対象工程・人数・時間を、返信で確認した
• 監査で使うチェックシートや、事前提出書類の有無を聞いた
• 社内で「案内役・書類係・現場の説明役」を決めた

1〜2週間前まで

• 監査用の書類置き場を1か所決めて、現物を集め始めた
• 対象品番のQC工程表・作業標準書・検査基準がそろっているか見た
• 検査記録・点検記録の直近3か月分を出せる状態にした
• 測定器の校正期限を一覧で確認した（期限切れがないか）
• 過去の不良・クレームと、その是正報告書を並べた
• 抜けている書類を書き出し、「ない」と答えるものを決めた

前日まで

• 不良品・保留品の置き場が、良品とはっきり分かれているか見た
• 現品票と現物（品番・数量）が合っているか、抜き取りで確かめた
• 通路・非常口に物が置かれていないか確認した
• 掲示してある図面・標準書が今の版か確認し、古い掲示ははがした
• 現場の人に「ふだん通りを答えてください。分からないは分からないで大丈夫」と伝えた
• 当日の流れ（受付・会議室・工場巡回・講評）と所要時間を共有した

当日

• 掃除は朝15分まで。いつもの配置を変えない
• 書類係が1人、監査の間ずっと動ける状態にした
• 指摘を相手の言葉のまま書き取った
• 分からない指摘は、その場で聞き返した
• 対策と期限は、その場で約束せず「持ち帰って回答」とした
• 回答の提出期限だけ確認した

終わったあと

• その日のうちに、結果を現場に戻した
• 指摘ごとに、誰が・いつまでに・何をするかを決めた
• 期限内に回答書を提出した
• 監査でそろえた資料を、ふだん使える場所に移した

深追いしない目安

• 定期の確認としての監査で、これまで大きな不具合がない取引先なら、書類は対象品番の分だけでよい
• 新規取引の審査や、不具合のあとのフォロー監査は、対象工程の記録と是正の中身まで厚めに用意する
• 監査のためだけの書類は作らない。当日つくった資料が翌週も使われているかを基準にする

迷ったときの原則

• そろえるより、出せるようにする。ないものは、ないと言えるようにしておく
• 良く見せるより、話が通じるようにする。取り繕った一言が、いちばん高くつく
• できない期限は約束しない。持ち帰って決めてから答えるほうが、結局早い