客先から届いた工程監査の案内に事務所で目を通し、少し身構えながらも落ち着いて日程を確かめている町工場の担当者
品質管理・不良対策約16分

客先の工程監査を受ける前に。準備と当日の受け答えの整え方

「来月、貴社に工程監査でお伺いしたいのですが」。

そのメールを開いた瞬間、胃のあたりが少し重くなる。 仕事は増えているのに、書類は追いついていない。あの棚の中、正直、自信がない。

工程監査（客先が取引先の工場に来て、作り方と管理の仕方を見る確認のこと。二者監査とも呼ばれます）は、多くの町工場にとって、年に何度もない緊張の一日です。前の日に総出で掃除をして、書類を慌ててそろえて、当日は社長と品質担当が朝から張りつめている。終わったあと、どっと疲れが出る。

この記事では、その一日を「特別な日」から「いつもの現場を見てもらう日」に近づけるための、準備の順番と当日の受け答えを整理します。完璧な工場にする話ではありません。今ある状態のまま、伝わるように整える話です。

結論：工程監査でまず整えるのは、書類の量ではなく「聞かれたときに出せる状態」です。①監査の目的と範囲を先に聞く、②見せる書類を1か所に集める、③現場は"いつも通り"を見せられる形にする、④答える人と答え方を決めておく、⑤指摘にはその場で無理な約束をせず持ち帰る。この5つだけ押さえれば、当日は落ち着いて受けられます。書類がそろっていないこと自体より、探し回って出てこないことのほうが心配されます。

何が起きているか — 監査は粗探しではなく、続けて任せていいかの確認

工程監査で見られる3つの場所（書類・現場・記録）をそれぞれ絵で示した説明図
見られるのはこの3つ。どれも「そろっているか」より「聞かれてすぐ出せるか」が見られている

工程監査と聞くと、どうしても「粗探しに来る」という気持ちになります。 けれど、来る側の事情を思い浮かべると、少し景色が変わります。

監査に来る担当者も、社内で説明する立場にいます。 「あの工場に出して大丈夫か」と上に聞かれたときに、自分の目で見た、と言えるようにしたい。多くの場合、動機はそこです。

だから見られているのは、ぴかぴかの設備でも、分厚いマニュアルでもありません。

裏返すと、これらはふだん現場が困っていることと、ほとんど同じです。不良が出たときにどのロットか分からなくて青くなる。誰がどう作ったのか分からず原因が追えない。監査で見られるのは、その困りごとに手が打ってあるかどうかなのです。

監査の相場観として、覚えておくと気が楽になることがあります。

指摘がゼロで終わる監査は、あまりありません。 何かしら言われるのが普通です。指摘が出たこと自体で取引が止まる、ということも、通常はまずありません。問題になりやすいのはむしろ、その場しのぎの答えをして、あとで話が食い違うことのほうです。

書類がそろっていないなら、「今はここまでで、この部分はこれから整えます」と言えば十分に通ります。現場の実力を正直に見せるほうが、繕うより信用されます。

具体例 — 同じ工場でも、この2つで印象が変わる

設備も人数も同じ工場が、2つのやり方で監査を受けたと考えてみます。

前日に大掃除をして、書類を慌ててそろえた場合

ふだんの状態のまま、置き場と答える人だけ決めておいた場合

腕も設備も同じです。違ったのは、取り繕ったか、正直に段取りしたかだけでした。

監査側がいちばん不安になるのは、書類の不備そのものではありません。 現場の人が、自分の工程について語れないことです。逆に、多少書類が粗くても、作業者が「ここはこう見ています」と自分の言葉で言えると、それだけで安心されます。

影響 — 監査対応をやると、ふだんの現場が少し良くなる

監査のための準備は、終わったら捨てる作業ではありません。残るものがあります。

それに、指摘への回答はそのまま社内の改善テーマになります。自分たちだけでは「いつかやろう」で止まっていたことに、期限がつく。監査を、外から借りた締め切りとして使えるということです。

もちろん、監査のためだけの書類を増やすのは本末転倒です。監査で作った資料が、次の日から現場で使われているか。そこだけは見ておきたいところです。

明日やること — 通知が来てからの準備、5つの手順

一度に全部そろえようとすると、必ず前日の徹夜になります。 順番を守れば、ふだんの仕事のあいだに収まります。

手順1：監査の目的と範囲を、先に聞いてしまう

いちばん効くのに、いちばんやられていないのがこれです。 案内が来たら、日程の返信といっしょに何を見に来るのかを聞きます。聞くのは失礼ではありません。準備してもらえるほうが、相手も助かります。

聞くことは、この5つで足ります。

チェックシートを事前にもらえると、準備は半分終わったようなものです。何を聞かれるかが先に分かるからです。もらえない場合も、目的が分かれば力の入れどころが決まります。

不具合があってのフォロー監査なら、掃除よりもその不具合への是正の中身が主役です。クレーム発生時の初動対応と是正報告書の書き方にまとめた形で、対策と効果の確認まで書いた1枚を用意しておきます。

手順2：見せる書類を1か所に集める

書類は「作る」より先に「集める」。ここを間違えると、前日が地獄になります。

段ボール1箱でもキャビネット1段でも構いません。監査用の置き場を1つ決めて、そこに現物を放り込んでいきます。ないものは、その時点で「ない」と分かる。それが収穫です。

集めるのは、だいたいこのあたりです。

種類具体例ないときの現実的な出し方
会社の基本会社概要、工場レイアウト図、組織図手描きのレイアウト図で十分。1枚あれば話が早い
作り方QC工程表、作業標準書、作業指示書・現品票全品番は要らない。監査対象の品番だけそろえる
検査検査表、検査記録、限度見本、検査成績書の控え直近3か月分の記録があれば形になる
測定器校正記録・日常点検の記録、測定器の一覧一覧だけでも先に作る。校正の期限が見える形に
材料ミルシート、受入検査の記録、仕入先の一覧ミルシートは品番と紐づけて置く
設備設備点検表、保全記録記入が飛んでいても隠さない。空欄は空欄のまま
不具合不良の記録、是正報告書、再発防止策件数の多い少ないより、追えているかを見せる
人教育記録、スキルマップ、資格の一覧手書きの一覧で構わない
たどる仕組みロット管理・トレーサビリティの説明、ロット番号の付け方口頭で説明できるなら、それをメモ1枚にする

全部そろえる必要はありません。集めた結果、抜けているものが分かれば、この手順は成功です。抜けているところは、手順4で言い方を決めておけば大丈夫です。

手順3：現場は「いつも通り」を見せられる形にする

大掃除で乗り切ろうとすると、当日いちばん困るのは現場の作業者です。物の置き場が変わって、いつもの動きができなくなる。そこを質問されて、答えに詰まる。

だから、直すのは「いつもと違う」を生まない範囲に絞ります。前日に手を入れるのは、次の3つだけで十分です。

そのうえで、ふだんからやっていることを見える形にしておくと効きます。

掃除は、前日の総動員ではなく、当日朝の15分で終わる範囲に。それ以上やると、いつもの現場ではなくなります。

手順4：当日、答える人と答え方を決めておく

準備の中で、いちばん当日を左右するのがここです。書類より効きます。

役割を3つに分けます。

そして、現場の人には前もってこう伝えておきます。

「聞かれたことに、ふだんやっている通りを答えてください。分からないことは『分かりません、確認します』で大丈夫です。良く見せなくていいです」

これを言っておくかどうかで、当日の空気がまるで変わります。作業者が「間違ったことを言ったら怒られる」と思っていると、黙るか、その場で作り話をしてしまう。どちらも、いちばん避けたい結果です。

受け答えの型は、この4つだけ覚えれば足ります。

場面言い方
やっていることを聞かれた「〇〇のときに、××を見ています。記録はこの用紙です」と現物を指して答える
やっていないことを聞かれた「そこは今、決めきれていません」と正直に言う。やっているふりをしない
その場で分からない「確認して、後日ご回答します」。推測で答えない
記録の抜けを指摘された「抜けています。書くタイミングを決められていないのが原因だと思います」と、理由まで一緒に言う

いちばん危ないのは、良く見せようとして「やっています」と言ってしまうことです。次の質問で「では記録を見せてください」と来て、出てこない。ここで一気に信用が減ります。最初から「やっていません」と言っていれば、指摘1件で済んだ話です。

手順5：指摘は、その場で無理な約束をせずに持ち帰る

監査の終わりには、たいてい講評があります。指摘や気づきの点を、その場で伝えられます。

ここで気をつけたいのが、空気に押されて「来月までにやります」と言ってしまうことです。できない期限を約束すると、次の監査で「約束が守られていない」という、もっと重い指摘になります。

その場でやることは、この3つだけです。

対策の中身と期限は、持ち帰って現場と決めてから回答します。「社内で検討し、〇日までに回答書をお出しします」で十分です。

回答書を書くときは、「気をつけます」で終わらせないのが肝心です。誰が・いつ・何を変えるのかまで落とす。書き方は「気をつけます」で終わらせない、再発防止策の立て方にまとめています。

そして、監査が終わった日のうちに、現場に結果を戻してください。「こう言われた。ここは褒められた」。それだけで、次の監査への構えが変わります。緊張して一日つきあってくれた人たちへの、いちばんの返しでもあります。

工程監査 準備チェックリスト（コピーして使えます）

全部を一度にやろうとしなくて大丈夫です。まずは上の3つだけ押さえてください。

通知が来たらすぐ（この3つだけ）

1〜2週間前まで

前日まで

当日

終わったあと

深追いしない目安

迷ったときの原則

よければ、こちらも

工程監査を終えて客先を見送ったあと、工場の入口で肩の力を抜いて穏やかな表情を見せている町工場の担当者

監査の日が近づくと落ち着かないのは、あなたが手を抜いてきたからではありません。 日々の納期と品質に手一杯で、書類まで手が回らなかった。それだけのことです。そして、その優先順位は、たぶん間違っていません。

工程監査は、試験ではありません。 「この工場に、これからも任せていいか」を、相手が自分の目で確かめに来る日です。だから、見せるべきは完璧さではなく、ここで働いている人たちが、自分の仕事をちゃんと分かっているという事実です。

指摘は出ます。出ていいのです。 指摘は「ここを直せば、まだ続けられる」という意味でもあります。何も期待していない相手のところに、人はわざわざ半日かけて来ません。

当日は、いつも通りの工場を、いつも通りに見てもらいましょう。 毎日きちんと測って、記録して、不良を止めてきた現場です。その積み重ねは、掃除をしなくても、ちゃんと見えます。

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