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是正報告書とは？クレームの原因と再発防止をまとめる書類をやさしく解説

「報告書を出してください」と言われて、手が止まったとき

不良を出してしまい、取引先から「是正報告書を」と言われた。何を、どこまで書けばいいのか分からず固まってしまう——そんなときに知っておきたいのが、是正報告書です。

是正報告書とは？ひとことで言うと

是正報告書（ぜせいほうこくしょ）とは、クレームや不良が起きたときに、「何が起きたか・なぜ起きたか・もう起こさないために何をするか」をまとめて、取引先に出す書類のことです。 ざっくり言うと、お詫びの紙ではなく、「原因はここで、こう直すので次は大丈夫です」を相手に伝えて、信用を取り戻すための書類です。

起きた不良・原因・再発防止の対策の三つの欄に分かれた一枚の報告書を、作業リーダーが取引先に向けて整理して書いている様子のイラスト
「何が・なぜ・もう起こさないために」を一枚に整理する

現場ではどこで使う？

是正報告書は、こんな場面で使います。

トラブルそのものより、「その後どう向き合ったか」を見られる場面で出てくる書類です。

なぜ大事なのか

不良が出たこと自体より、その後の対応で取引が続くかどうかが決まることが多いものです。是正報告書がしっかりしていれば、「この会社はちゃんと原因をつかんで直す」という安心につながります。 逆に、原因があいまいだったり対策が「気をつけます」だけだったりすると、「また同じことが起きるのでは」と不安にさせてしまいます。書類は、信用を立て直す道具です。

具体例で見る

たとえば、寸法外れの部品が混ざって出荷された場合、こう書きます。 起きたこと：◯◯の部品で、規定より長いものが10個混ざって納品された。原因：なぜなぜ分析でたどると、検査の途中で測り直す決まりがなく、刃の摩耗による寸法の変化を見逃した。対策：加工の途中で寸法を測る工程内検査を追加し、刃の交換時期を決めた。 このように、原因と対策がつながっていると、相手は納得しやすくなります。

つまり現場では？

是正報告書を書くということは、「起きたこと・原因・対策」を一本の筋でつなげて見せる作業です。 原因と対策がかみ合っていれば、文章が上手でなくても十分に伝わります。

知らないとどう困る？

書き方が分からないまま謝罪文だけ出すと、「で、原因は？次は大丈夫なの？」と再提出を求められ、やり取りが長引きます。 対応の遅さや中身の薄さが、トラブルそのもの以上に印象を悪くし、取引に響くこともあります。

よくある勘違い

明日やるならこれ

過去の不良を1件思い出し、「起きたこと・原因・対策」の3行だけ書いてみましょう。対策が「気をつける」になっていたら、「どう仕組みを変えるか」に書き直します。これが、いざというときの土台になります。

ひとことで言うと

是正報告書とは、クレームの原因と再発防止の対策をまとめて取引先に示す書類のことです。

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