夜の町工場の事務所で、作業着姿の担当者が机の上の図面と見積書の下書きを前に、パソコンの画面を見つめながら少し考え込んでいる情景
受注開拓・取引約12分

見積を出しても返事が来ない引き合い。手間のかけ方を見極める5つの目安

金曜の夜、現場が終わってから材料の相場を調べ直し、工程を組み直して、ようやく見積を送った。 それから二週間。返事はありません。 思い切って電話してみると、「すみません、今回は今の取引先さんにお願いすることになりまして」。

あとから分かったのは、相手の社内で「いつもの外注先の価格が妥当か、比較のために何社か見積を取る」という決まりがあった、ということでした。

がっかりしますよね。 でも、相手の担当者も、社内の決まりに沿って誠実に仕事をしていただけです。そしてこちらも、ひとつひとつの引き合いに真剣に向き合っていた。誰も悪くありません。 ただ、少人数の工場では、見積にかけられる時間には限りがあります。全部の引き合いに同じ手間をかけ続けると、本当に受注につながる仕事への返事が遅れてしまうこともあります。

この記事では、引き合いを「いい・悪い」で裁くのではなく、見積にかける手間を相手ごとに変えるための目安を、一緒に整理していきます。

結論：引き合いが来たら、5つの目安（①図面・仕様の具体さ ②数量と時期 ③決め方と決める人 ④なぜうちに声をかけたか ⑤これまでのやりとり）をざっと見て、返し方を3段階に分けます。しっかり見込めるものは「詳細見積」、まだ見えないものは「概算」で早めに、情報が足りないものは「確認」の質問を先に返す。断るのではなく、手間の配分を変えるだけです。迷ったら「確認」から始めれば大丈夫です。

進める順番は、こうです。

  1. 引き合いが来たら、5つの目安を受付メモの横でざっと確かめる
  2. 3段階（詳細見積・概算・確認）のどれで返すかを決める
  3. どの段階でも、その日のうちに一報は返す
  4. 結果（受注・失注・返事なし）を一行残し、月に一度だけ見返す

何が起きているか──相見積もりは「悪いこと」ではない

まず押さえておきたいのは、相見積もり（複数の会社から見積を取ること）は、発注する側にとってごく普通の仕事だということです。 購買や資材の担当者は、社内の規程で「一定金額以上は複数社の見積が必要」と決められていることが少なくありません。今の外注先との価格が妥当かを確かめるために、定期的に他社の見積を取る会社もあります。

だから、返事が来ない引き合いの中には、次のようなものが混ざっています。

どれも、相手にとっては必要な仕事です。 問題は引き合いの側ではなく、こちらが全部に同じ重さで応えようとして、手が回らなくなることのほう。ここは、少しの目安と段取りで整えられます。

見極めの5つの目安──引き合いの「見込み」をざっと確かめる

引き合いの返し方を3つに分けた説明図。左は図面をじっくり見て電卓で計算している担当者、中央はメモに大まかな金額の幅を書き込んでいる担当者、右は電話で相手に質問している担当者の絵
引き合いは「詳細見積」「概算」「確認」の3段階で返し方を変える。断るのではなく、手間のかけ方を変えるだけ

引き合いが来たら、次の5つをざっと見てみます。点数をつけるほど厳密でなくて大丈夫です。「そろっているか、まだ見えないか」の感触がつかめれば十分です。

目安見込みが高そうなときまだ見えないとき
① 図面・仕様の具体さ図面がそろい、材質・公差・表面処理まで決まっている「だいたいこんな形」の手書きや写真だけ
② 数量と時期数量と、いつから・いつまでに欲しいかがはっきりしている「数量は未定」「時期はこれから」
③ 決め方と決める人誰が・何を基準に決めるかを教えてもらえる「上に回します」で、決め方が分からない
④ なぜうちに「今の外注先が廃業した」「この加工ができるところを探している」など理由がある理由がなく、条件だけが一方的に示されている
⑤ これまでのやりとり前回の見積に、受注・失注どちらでも返事があった何度か見積を出しているが、返事が一度もない

いちばん効くのは、④の「なぜうちに」です。 理由がはっきりしている引き合いは、相手が本当に困っていることが多く、こちらの強みが届きやすい相手です。聞き方は 新規の問い合わせを受注につなげる、初回対応の型と聞く5項目 で整理しています。

③の「決め方」は、聞きにくいと感じるかもしれません。 でも「ほかにもお声がけされていますか」「何を重視して決められますか（価格・納期・品質など）」は、見積を作るうえで当然知りたいことです。ていねいに聞けば、たいていの担当者は答えてくれます。正直に「今回は比較のためです」と教えてもらえたら、それだけで手間のかけ方を決められます。

⑤は、一度きりで決めつけないのがコツです。 返事がなかったのが一回だけなら、たまたま相手が忙しかっただけかもしれません。同じ相手で三回ほど続いたら、返し方を見直す合図くらいに考えておけば十分です。

返し方を3段階に分ける──詳細見積・概算・確認

5つの目安を見たら、返し方を3つのどれかに決めます。

詳細見積──見込みが高い引き合いに、しっかり時間をかける

図面・数量・時期がそろっていて、「なぜうちに」の理由もある。こういう引き合いには、工程を組み、材料を確かめ、しっかりした見積を返します。 ここに時間を集中させるために、ほかの引き合いの手間を整えるのだと考えてください。返すスピードも受注を左右しやすいので、見積の返信が遅れて失注する前に、速く返す段取り もあわせてどうぞ。

概算──まだ見えない引き合いには、幅で早めに返す

数量や時期がまだ決まっていない、予算取りや比較の段階らしい。そんな引き合いには、金額に幅を持たせた概算を早めに返します。

図面ありがとうございました。現時点の情報でのおおよその金額をお送りします。
・数量100個の場合：1個あたり〇〇〇〜〇〇〇円
・数量500個の場合：1個あたり〇〇〇〜〇〇〇円
材質・数量・納期が決まりましたら、正式なお見積をお出しします。

似た品物の過去の見積をもとにすれば、30分ほどで作れることも多いはずです。 相手が本当に必要としているのが「だいたいの金額」なら、概算のほうが喜ばれることもあります。数量ごとの幅の出し方は ロット別単価表の作り方 が参考になります。

確認──情報が足りない引き合いには、質問を先に返す

図面が手書きだけ、材質も数量も分からない。ここで無理に見積を作ると、前提がずれたまま時間を使ってしまいます。 こういうときは、見積より先に確認の質問を返します。

拝見しました。お見積の前に、3点だけ教えてください。
1. 材質のご指定はありますか
2. 数量と、ご希望の時期はお決まりでしょうか
3. 差し支えなければ、今回どのような基準でお選びになるかお聞かせください

質問に返事があれば、そこから概算か詳細見積へ進めばいいだけです。返事がなければ、見積を作る時間を使わずに済みます。どちらに転んでも、こちらの損にはなりません。図面が曖昧なときの確認項目は 引き合いの図面が曖昧なとき、見積前に確認する6項目 にまとめています。

具体例──月20件の引き合いで、どれくらい時間が変わるか

仮に、ある切削加工の工場で、社長がひとりで見積を担当しているとします。 引き合いは月におよそ20件。1件の見積に平均2時間かけていたので、見積だけで月40時間（20件×2時間）。そのうち受注できたのは3件ほどでした。

5つの目安で振り分けてみると、20件の内訳はこうなりました。

概算の8件を2時間から30分にすると、8件×1.5時間＝月12時間が浮きます。確認の4件は、質問への返事を待つあいだ見積を作らずに済みます。 その12時間を、詳細見積の8件に回して返事を早くしたり、商談後のフォローと見込み管理 に使ったりできます。

数字は一例で、工場によって変わります。 ただ、「全部を2時間ずつ」から「見込みに合わせて配分する」に変えるだけで、同じ時間の使い道がずいぶん変わることは感じてもらえると思います。

影響──手間の配分を変えると、気持ちも軽くなる

返し方を分けると、時間のほかにも変わることがあります。

ひとつ大事なのは、比較のための見積を出してくれた相手も、将来のお客さんになりうるということです。 今の取引先と何かあったとき、真っ先に思い出してもらえるのは、概算でも早く、ていねいに返してくれた工場です。だから、手間は減らしても、返事の速さと言葉のていねいさは減らさないでおきましょう。

明日やること

明日は、次の3つだけで十分です。

結果の残し方は、見積が通らなかった日に。失注の理由を記録して次につなげる が使えます。 一度に全部を仕組みにしなくて大丈夫です。まずは目の前の数件を、3つに分けてみるところからです。

引き合いの見極めと手間配分のチェックリスト

全部そろえなくて大丈夫です。まずは最初の2つだけでも、見積の時間はずいぶん落ち着きます。

最低ライン（ここだけは）

余裕があれば

よければ、こちらも

朝の町工場の事務所で、担当者が電話を終えてほっとした笑顔を見せ、窓の向こうでは工場の機械が動き始めている情景

返事の来ない見積に、夜遅くまで時間を使ってしまった。 それは、どの引き合いにも誠実に応えようとしてきた証拠です。その姿勢は、これからもそのままで大丈夫です。

変えるのは、手間のかけ方だけ。 見込みの高い仕事にはしっかり、まだ見えない仕事には早く軽く。そうやって配分を整えることも、目の前のお客さんを大切にするための段取りのひとつです。

まずは明日、たまっている引き合いを3つに分けてみませんか。 浮いた時間の分だけ、本当に困っている誰かへの返事が、少し早く届くようになります。

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