保全記録の残し方、故障の「またか」を減らす一枚
同じ機械が、また同じところで止まった。 「前にもこれ、あったよな」と思うのに、いつだったか、どう直したかは、もう思い出せない。
そんな経験はありませんか。
頭の中では覚えているつもりでも、忙しい日々のなかで記憶はどんどんあいまいになります。 故障が起きるたびに、その場で直して、また次の仕事に戻る。 それを繰り返しているうちに、「気づけば同じトラブルを何度も踏んでいた」ということが起こります。
これは、現場の注意が足りないからではありません。 止めた機械を早く動かすことが最優先の現場では、記録は後回しになりがちです。 責められるような話ではなく、どこの町工場でもよくあることです。
この記事では、故障の傾向が少しずつ読めてくる保全記録の残し方を、一緒に整理します。
結論：保全記録は立派な帳票よりも、「日付・機械・症状・原因・処置・部品」を一行で残せる一枚があれば十分です。同じ欄で書きためると、あとから「またか」の故障が見えてきて、次の一手を打ちやすくなります。
故障を減らす第一歩は、直したことを忘れない形で残すことです。 そのために、まず次の3つから始めます。
- 一行で書ける記録用紙を一枚だけ用意する
- 直したその場で、記憶が新しいうちに書く
- 月に一度だけ、同じ機械の行を並べて眺める
一度に立派な保全システムを作らなくて大丈夫です。 まずは、一枚の紙から始めましょう。
何を残すと「傾向」が見えるのか
記録は、細かく書けば書くほどよい、というものではありません。 項目が多いと書くのが大変になり、続かなくなります。 あとから傾向を読むために、最低限ほしいのは次の6つです。
日付・機械の名前(番号)・症状・原因・処置・使った部品。
この6つがそろっていると、あとで同じ機械の行を並べたときに、 「この機械は、月末の忙しい時期に止まりやすい」 「同じベアリングを、半年で2回替えている」 といったことが見えてきます。
とくに大事なのが「症状」と「原因」を分けて書くことです。 症状は「異音がした」「急に止まった」など、起きたこと。 原因は「ベルトがゆるんでいた」「切り粉が詰まっていた」など、調べてわかったこと。 この2つを分けておくと、あとで「同じ症状でも原因は違った」といった気づきにつながります。
原因がその場で分からないときは、無理に埋めなくて大丈夫です。 「原因：不明（様子見）」と正直に書いておけば、次に同じ症状が出たときに手がかりになります。
その場で書く、月に一度だけ眺める
記録は、書くタイミングと見るタイミングを決めておくと続きます。
書くのは、直したその場で。 機械が動き出すと、ほっとして記録は後回しになりがちです。 でも、時間がたつほど「どこがどうだったか」はあいまいになります。 処置が終わって手を拭くまでの間に、一行だけ書く。それくらいの軽さがちょうどいいです。 記録用紙とペンは、事務所ではなく、工具のそばや機械の近くに置いておくと書きやすくなります。
見るのは、月に一度だけで十分です。 毎日眺める必要はありません。 月末や月初に、同じ機械の行だけを並べて眺めてみる。 すると、「この機械、今月2回目だな」「そろそろあの部品が寿命かな」と、次の一手が見えてきます。 止まる前に部品を用意しておく、点検の頻度を少し上げる。そうした先回りができるようになります。
なお、部品の交換周期や点検の基準は、機械の種類やメーカーの指示によって変わります。 安全に関わる部分は、取扱説明書やメーカーの最新情報、保全担当の方に確認しながら決めると安心です。 ここでは、現場で「明日から記録を残しやすくする工夫」に絞って整理しています。
続く保全記録のチェックリスト
- 記録は「日付・機械・症状・原因・処置・部品」の6項目にしているか
- 一件を一行で書ける分量におさえているか
- 「症状」と「原因」を分けて書けるようになっているか
- 原因が不明なときは「不明」と正直に残せる形か
- 記録用紙とペンを機械のそばに置いているか
- 直したその場で書く、と決めているか
- 月に一度、同じ機械の行を並べて眺める時間をとっているか
全部を一度にそろえる必要はありません。 今日、故障が一件あったなら、その一行を残す。それだけで、次の「またか」は少し減っていきます。
よければ、こちらも
- 日々の点検から続けたいときは、続く設備点検表のつくり方 も一緒にご覧ください。
- 止まる前の兆しに気づきたいときは、設備の異音・振動の点検 が参考になります。
- 部品切れで慌てないための備えは、予備部品・消耗品の在庫の持ち方 も役立ちます。
保全記録は、きれいに書きためること自体がゴールではありません。 同じ故障で二度、手を止めずにすむ。その一枚があるだけで、現場は少し楽になります。
派手ではなくても、今日残した一行が、機械と納期を静かに守ってくれます。 記録を残そうと考えている時点で、その保全はもう前に進んでいます。