客先の設計変更・仕様変更に慌てない。工程を止めずに受け止める手順

「図面、差し替えになりました」。

昼過ぎの電話で、そう言われる。 工程表を見ると、その仕事はもう半分が終わっている。材料は切ってあるし、荒取りも済んでいる。外注に出した分は、たぶん今日あたり加工が始まっている。

電話口では「わかりました、確認します」と答えるしかありません。 受話器を置いてから、じわじわと考えることが増えていきます。どこまで作り直しなのか。追加の費用は言えるのか。納期はどうなるのか。そして今、機械の前にいる人にどう伝えるか。

設計変更・仕様変更そのものは、避けられません。客先にも事情があって、変わるときは変わります。 この記事で一緒に整理したいのは、変更が来たあとの30分で何をすれば、工程と利益の崩れが最小で済むかです。書式を増やす話ではなく、聞く順番を決めておく話です。

結論：変更の連絡を受けたら、まずその仕事の加工を止めて、3つだけ確認します。①どこが変わったか（図面番号と改訂記号、変わった箇所）②どのロットから適用するか（いま流れている分は旧図のままでよいか）③仕掛品・材料・外注をどう扱うか（作り直し／手直し／そのまま納入）。この3つを1枚にメモして、費用と納期の増減を添えてメールで返す。ここまでやって、はじめて「変更を受けた」ことになります。

進め方は、この順番です。

1. その仕事の加工を、いったん止める（新しい図面でも、まだ流さない）
2. 変わった箇所と、適用するロットを客先に確認する
3. 仕掛品を「加工済み」「未着手」「外注中」の3つに分けて数える
4. 追加の費用と納期を出して、返事と一緒に返す
5. 返事が返ってきてから、新しい図面で流し直す

いちばん大事なのは1番です。 「急ぎだから」と新しい図面で先に流してしまうと、あとで費用の話も納期の話もできなくなります。止めるのは、迷っているからではなく、確認するためです。

何が起きているか

設計変更が工程を崩すのは、変更の内容が難しいからではありません。 崩れるのは、たいてい次の3つのどれかです。

1つ目は、連絡が口頭で来ること。 電話や、現場に来た担当者の立ち話で「ここ、こう変わりました」と伝わる。その場では理解できても、あとで「どの版の話だったか」がわからなくなります。改訂記号のない変更は、記録に残りません。

2つ目は、途中から適用されること。 「次のロットから」なのか「今流れている分から」なのかが決まっていないと、現場は判断できません。判断できないまま進むと、同じ製番の中に旧図の品と新図の品が混ざります。これがいちばん厄介で、検査でも出荷でも取り違えの原因になります。

3つ目は、費用と納期の話が後回しになること。 とりあえず作り直して、納めてから請求しようとする。ところが納品後に「その話は聞いていない」となりやすく、結果として増えた材料費と工数を自社でかぶることになります。悪気があってこうなるわけではなく、言うタイミングを逃しただけであることがほとんどです。

つまり、変更対応で守りたいのは技術ではなく、情報の入口と、返事のタイミングです。ここが決まっていれば、変更が来ること自体は怖くありません。「いつもと違う」を見逃さない考え方は 4M変化点管理で「いつもと違う」を見逃さない にも近い話があります。

変更の連絡が来たら、最初の30分でやること

順番はこうです。慣れれば30分もかかりません。

1. 加工を止めて、変更の中身を文字にする

まず、その仕事に着いている人に「いったん止めてほしい」と伝えます。理由は「客先から変更の連絡が来たから、適用範囲を確認する」と一言で足ります。

そのうえで、聞いた内容をメモに落とします。項目は4つだけです。

• 図面番号と、新しい改訂記号（A→B など）
• 変わった箇所（寸法か、材質か、表面処理か、数量か）
• 変更後の現物がどうなるか（穴が1つ増える、板厚が変わる、面粗さが変わる、など）
• 連絡してきた人の名前と、連絡の日時

「口頭で聞いた内容を、こちらが文字にして送り返す」ところまでがワンセットです。相手を疑うためではなく、双方の記憶を同じ形にしておくためです。

2. 適用するロットを、はっきり聞く

ここは遠慮せずに聞いていい部分です。聞き方は、この形が伝わりやすいです。

「現在、御社の◯◯（品番）を100個で流しております。うち30個は旧図（改訂A）で加工が終わっております。改訂Bの適用は、この100個からでしょうか。それとも次回ロットからでしょうか」

数量と進み具合をこちらから先に示すと、相手も判断しやすくなります。 「全部やり直しですよね」と決めつけずに、事実だけを並べるのがコツです。相手の設計担当も、現場がどこまで進んでいるかまでは知りません。

3. 仕掛品を3つに分けて数える

図の3区画のとおり、その仕事のモノを分けて数えます。

• 加工済み：旧図で加工が終わった分（手直しできるか、材料からやり直しかを判断する）
• 未着手：切っただけ、まだ機械に載せていない分（新図でそのまま流せる）
• 外注中：協力先に出している分（いちばん急いで連絡が要る）

外注中の分だけは、先に電話を入れます。相手先でも加工が進んでいれば、こちらと同じことが起きているからです。連絡が1日遅れると、そのぶん相手の手直しも増えます。外注先とのやり取りは 外注先の納期を握るための発注・督促のコツ の考え方がそのまま使えます。

4. 追加の費用と納期を、返事と同時に出す

ここが、いちばん言いにくいところだと思います。 でも、言いにくいだけで、言ってはいけないことではありません。設計が変わって作業が増えたなら、その分の費用と時間が発生するのは当たり前のことです。

出し方は、金額をぽんと出すのではなく、内訳で示すと通りやすくなります。

たとえば、100個の仕事で30個が旧図で加工済み、板厚が変わって材料から作り直しになった場合です。

納期は「材料の手配に2日、加工に1日で、当初の納期から3日いただきたい」という形で、理由と日数をセットで伝えます。

金額の根拠になる時間チャージ（賃率）の出し方は 加工賃の時間チャージ（賃率）を自社で計算する手順 にまとめています。自社の数字が1本決まっていると、こういう場面で迷わずに済みます。

なお、加工済み分が手直しで済むケース（穴が1つ増えるだけ、面取りが追加されるだけ）もあります。この場合は作り直しより安く早く終わるので、「作り直すと36,000円ですが、追加工で対応すれば12,000円で1日短縮できます」と、選べる形で出せると相手も助かります。

影響──「小さい変更」が積もると、原価がわからなくなる

1回の変更で増える工数は、たいしたことがないかもしれません。穴が1つ、面取りが少し、寸法が0.5mm。

ただ、これを毎回「サービス」で吸収していると、2つのことが起きます。

ひとつは、実際原価が見積からずれ続けること。作業日報には追加工の時間が乗るのに、売上は元の見積のままなので、あとから振り返ったときに「この仕事は利益が薄い」という結論だけが残ります。本当は仕事の中身ではなく、変更対応の分だったのに、です。見積と実績の差の見方は 実際原価と見積原価の差を月次で振り返る仕組み が参考になります。

もうひとつは、変更が軽く扱われるようになること。こちらが毎回無償で吸収していると、相手にも「あそこは言えば直してくれる」という前提ができます。これは相手が悪いのではなく、費用が発生していることが見えていないだけです。1回目に内訳を出しておくと、2回目からは相手の社内でも変更の重さが共有されます。

金額を請求するかどうかは、そのつど判断で構いません。 大事なのは、「本来これだけかかっています」を数字で見せたうえで、今回は入れる／入れないを自分で選ぶことです。見えないまま吸収するのと、見せたうえで判断するのとでは、次の仕事の条件が変わってきます。

変更後に、現場で必ずやる2つのこと

返事が返ってきて、新図で流し直すことが決まったら、現場側でやることは2つです。

旧図を回収する。 現場、外注先、検査場所に散っている旧図をすべて集めて、処分するか「無効」と大きく書いて保管します。これをやらないと、次の人が棚から旧図を出してきます。1枚でも残っていると、変更対応そのものがやり直しになります。

現品票と作業指示書を書き換える。 改訂記号を新しいものに直し、旧図で加工済みの分には「要確認」の札をつけて、通常の流れから外れた場所に置きます。モノと紙をそろえておく考え方は 作業指示書と現品票の整え方 に詳しく書いています。

この2つを済ませたら、変更対応はいったん完了です。 朝礼で「◯◯の図面が改訂Bになりました。旧図は回収済みです」と一言共有できれば、なお安心です。

明日やること

明日、20分だけ時間が取れたら、この順番で試してみてください。

• いま流れている仕事から1件選び、手元の図面の改訂記号を確認する
• その品番で、過去に変更の連絡を受けたことがあるか思い出す（あれば、記録が残っているか見る）
• 変更の連絡を受けたときに聞く4項目（図面番号・改訂記号・変更箇所・連絡者と日時）を、メモ用紙かメールのひな形にして1枚作る
• そのひな形に「適用は今回ロットからか、次回からか」の1行を足す
• 外注に出している仕事があれば、変更時に真っ先に電話する先の連絡先を、その紙に書いておく

全部を今日そろえる必要はありません。 聞く項目を1枚の紙にしておくだけで、次に電話が鳴ったときの30分がかなり楽になります。

設計変更・仕様変更のチェックリスト

• 変更の連絡を受けたら、まずその仕事の加工を止める決まりになっているか
• 口頭で受けた変更を、こちらから文字にして送り返しているか
• 図面番号だけでなく、改訂記号まで確認しているか
• 「今回ロットから／次回ロットから」を毎回はっきり聞いているか
• 仕掛品を「加工済み」「未着手」「外注中」に分けて数えているか
• 外注中の分について、変更当日に連絡を入れているか
• 追加の費用を、材料費・工数・段取りの内訳で出せているか
• 納期の延長を、理由と日数をセットで伝えているか
• 客先の返事が来る前に、新図で加工を始めていないか
• 旧図を回収し、現品票と作業指示書の改訂記号を直しているか

10個そろっている現場は、そう多くありません。 いま3つか4つに丸がつくなら、変更の受け止め方はもう形になっています。残りは、次に電話が鳴ったときに1つ足せば十分です。

よければ、こちらも

• 変更や「いつもと違う」を仕組みで拾う話は 4M変化点管理で「いつもと違う」を見逃さない にまとめています。
• 見積の段階で仕様の曖昧さをつぶすなら 引き合いの図面・仕様が曖昧なときの確認の仕方 が近い話です。
• 納期がずれると決まったときの伝え方は 納期遅延が起きたときの連絡と再発防止の進め方 をどうぞ。
• 割り込みで工程が乱れるときの整理は 飛び込み・特急品で工程が乱れない割り込みルール が参考になります。

設計変更が来ると、どうしても「せっかく作ったのに」という気持ちになります。 削った時間も、段取りにかけた手間も、なかったことになるように感じるからです。

でも、あの30分で止めて、数えて、内訳を出す。 その手間は、なかったことにはなりません。次に同じ客先から変更の連絡が来たとき、相手の言い方が少し変わります。「進み具合はどうですか」から始まるようになったら、それはこちらの整理が伝わった証拠です。

図面が変わっても、現場が止まらないように受け止められる工場は、実は多くありません。 今日は、聞く項目を紙に1枚書いておくところまでで十分です。